Municipalidad de Ancud, un ejemplo provincial en digitalización de documentos.

Transformándose en un ejemplo de avance en digitalización y firma electrónica de documentos oficiales, funcionarios del municipio ancuditano fueron invitados a exponer en la primera Jornada de Transformación Digital de Municipios, de la región de Los Lagos, organizada por el Gobierno Regional y la División de Gobierno Digital.

Según señaló Jonathan Valdivia, Encargado del Departamento de Informática y Coordinador de Transformación Digital del consistorio ancuditano, este trabajo está enmarcado en la ley 21.180 de Transformación Digital del Estado, que tiene diversos ejes de modernización y digitalización de procedimientos administrativos y trámites de los entes del Estado. “Se nos invitó a exponer el caso exitoso como Municipalidad de Ancud en el uso de la plataforma transversal FirmaGob, a la cual estamos suscrita a través de convenio desde el año 2019, siendo una de las primeras municipalidades a nivel país en suscribirse a esa plataforma, y entre los principales ejes que tratamos, fue una presentación general de cómo fue el proceso de transformación digital dentro del municipio”.

Este desarrollo, destacó Valdivia, tiene como uno de los objetivos cumplir con  la Ley Cero Papel, que es gradual en su implementación y que busca eliminar el uso de documentos impresos. “Este año 2023 estamos en la fase de preparación, el próximo año nos corresponde la fass e de comunicaciones oficiales digitales entre organismo del Estado y así sucesivamente, hasta el 2027 otras fases de la ley. No es una ley que entra de golpe y tienes que tener todo habilitado. Se entiende la complejidad que tiene, los procesos internos que hay que realizaren las instituciones, gestión del cambio, digitalización, capacitación a los funcionarios”.

Lo que se busca -en un principio- es realizar el levantamiento de los procesos y poder identificarlos y, posteriormente, hacerlos y mejorarlos para entregar los servicios a la comunidad de manera más ágil, transparente y de manera digital.

El objetivo es que a corto plazo trámites que los vecinos debían hacer presenciales, ya no lo sean más. “Tenemos trámites digitalizados, como el permiso de circulación, que es uno de los más utilizados en la comuna, el cual las personas las pueden realizar completamente desde su hogar, si el año pasado pagaron el permiso en la comuna”, clarificó el funcionario.

Para la Secretaria Municipal, Leyla Aguayo, este proceso no es sólo en el cambio del sistema interno, sino que también un cambio cultural, “porque todo lo que se tramitaba en papel, todo lo que la gente venía hacer en papel, hoy día se le puede entregar a través de un formato electrónico. Esto, obviamente, ha involucrado que existan nuevos procedimientos que han permitido agilizar procedimientos internos también. Hoy día, quien venga a solicitar un decreto o que requiera una documentación lo puede obtener de manera más ágil al poder contar con este mecanismo de firma.”.

El manejar expedientes digitales de los actos administrativos emitidos también es una respuesta a la problemática del archivo de éstos y el espacio que se debe dedicársele, además de la reducción de los costos de papel, tintas e impresoras.” Y por otro lado también se trabajó la certificación ambiental dentro del cual nos pusimos como desafío municipal reducir la cantidad de papel que hoy día se emite en el municipio”, sostuvo Aguayo, con el consiguiente beneficio del cuidado medioambiental de la comuna que es un fin institucional.

 

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